Rutiner for varsling Longyearbyen lokalstyre

Longyearbyen lokalstyre skal være en åpen og tilgjengelig organisasjon, med en struktur og retningslinjer som gjør det lett å ta opp også kritikkverdige forhold.

Varslingsrutinen skal legge til rette for at Longyearbyen lokalstyre mottar informasjon om kritikkverdige forhold, at denne informasjonen blir behandlet på en god måte, og at varselet får den nødvendige oppfølgingen. 

- Åpenhet og ærlighet er viktig
- Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes
- Kritikkverdige forhold må stoppes eller endres
- Den som varsler skal ivaretas på en god måte
- Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet  

Alle ansatte, innbyggere (brukere), leverandører, kunder og samarbeidspartnere kan varsle om kritikkverdige forhold. 

Et utgangspunkt og viktigst av alt, er at varselet blir levert til de som kan gjøre noe med det og at varsleren er trygg på at saken blir håndtert på en ryddig og god måte. Et varsel kan leveres til alle som er som er nevnt under, men det er for ordens skyld skissert et forslag til rekkefølge:

Som ansatt bør man som hovedregel ta opp kritikkverdige forhold med:

1. Nærmeste overordnede eller overordnede over denne
2. Administrasjonssjef
3. Tillitsvalgt/hovedverneombud/verneombud
4. Varslingssekretariat: enhet for personal- og organisasjon v/ personalsjef/hovedverneombud
5. Andre som varsleren har tillitt til og som kan gjøre noen med saken
6. Tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter

Som innbygger/bruker/leverandør, kunder og samarbeidspartnere kan kritikkverdige forhold varsles til:

1. Leder for det forhold/den avdelingen/den ansatte det varsles om eller leder over denne
2. Administrasjonssjef
3. Varslingssekretariatet i Longyearbyen lokalstyre v/ personalsjef/hovedverneombud
4. Andre som varsleren har tillitt til og som kan gjøre noe med saken
5. Tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter

Hva kan det varsles om?
I noen tilfeller foreligger det varslingsplikt. Det innebærer at loven pålegger en plikt til å gi opplysninger om nærmere angitte forhold til andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike lovbestemmelser er:

• Arbeidsmiljøloven § 2-3 nr.2
• Helsepersonelloven § 17
• Straffeloven §§ 139 og 172
• Barnevernloven § 6-4 Side 2 av 7

Det kan være vanskelig å ha en klar definisjon på hva som er kritikkverdige forhold eller ikke. Uten at listen er ment å være uttømmende er følgende forhold eksempler på kritikkverdige forhold som det ønskes varsel om:

• Underslag, tyveri og økonomiske misligheter
• Bestikkelser og korrupsjon
• Maktmisbruk
• Brudd på sikkerhetsregler
• Mobbing eller trakassering
• Brudd på taushetsplikt 

Faglig eller politisk uenighet faller ikke innenfor det varselsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven tar sikte på å verne. Det gjør heller ikke klage som faller inn under forvaltningslovens bestemmelser om klagebehandling. 

Et varsel bør inneholde fullt navn, (kan være anonymt), varslers tjenestested eller forhold til Longyearbyen lokalstyre, dato for rapportering, tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjon, konkret hva en har observert, sted for handlingen, og om det er andre vitner. For den videre behandling er det en fordel om varselet skjer skriftlig, men det kan også skje muntlig. 

Alle varsler skal tas seriøst og behandles på en slik måte at muligheten til å endre eventuelle kritikkverdige forhold er størst mulig. Det skal ikke reageres negativt mot vedkommende som varsler på en forsvarlig måte, selv om varselet senere viser seg å være uberettiget.

De undersøkelser som er nødvendig for å avdekke kritikkverdige forhold skal gjennomføres. Dersom varselet gjelder bestemte personer skal den/disse gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, og under saksbehandlingen få anledning til å uttale seg om kritikken dersom varselet ikke blir funnet åpenbart grunnløst.

Dersom identiteten til varsleren er kjent skal vedkommende innen rimelig tid, og helst innen 14 dager, få tilbakemelding om hvordan varselet er fulgt opp. Nærmere redegjørelse om saksbehandling i varslingsaker og dets lovbestemmelser finnes bakerst i retningslinjene (forvaltningsloven, offentlighetsloven og personopplysningsloven). 

Det skal være trygt å varsle for alle, både interne og eksterne. Arbeidsmiljøloven § 2-4 omtaler arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig.

Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven § 2-4, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven § 2-5. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Forbud mot gjengjeldelse er viktig for å sikre trygge rammer for varsleren. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse, som for eksempel:

• Trakassering
• Ubegrunnet omplassering
• Dårligere lønnsutvikling
• Fratakelse av arbeidsoppgaver
• Oppsigelse og avskjed.

Dersom det viser seg at det ikke forelå kritikkverdige forhold, er varsler vernet mot gjengjeldelse såfremt vedkommende har vært i god tro. En arbeidstaker som tar opp kritikkverdige forhold, må tåle å møte motargumenter hvis kollegaer og ledelse er uenige i kritikken.

Dersom arbeidstaker legger fram opplysninger som tyder på at arbeidsgiver har gjengjeldt i strid med loven, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at slik gjengjeldelse ikke har funnet sted.

Administrasjonssjefen rapporterer fortløpende til arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget om varsler som er kommet og om behandlingen av disse (ikke detaljer om innhold).