Informasjon om ordningen

Søknadsportalen er publisert her (KLIKK HER) for å komme til søknad. Alternativt bruk vedlagte lenke her: https://www.regionalforvaltning.no/Startside/Velkommen.aspx?Ordning_Id=2728&Cookie=0

Informasjon om ordningen finnes på Longyearbyen lokalstyre sine hjemmesider. Her vil du finne

  • Forskrift om kompensasjonsordning til reiselivsnæringen på Svalbard
  • Brukerveiledning regionalforvaltning
  • Smørbrødliste» for opprettelse av søknad og anmodninger om utbetalinger

Søknadsportalen vil være åpen i perioden 10.5.2021 – 31.5.2021
Vedtak vil publiseres til søkerne primo juni 2021.

LL vil, basert på de innspill som kommer, vurdere om vi skal tilby en generell opplæring i bruken av regionalforvaltning.

Longyearbyen lokalstyre har valgt å bruke løsningen regional forvaltning.
Regionalforvaltning.no er et fagsystem spesielt tilrettelagt for tilskuddsforvaltning. Systemet brukes av alle fylkeskommuner og av mer enn 275 kommuner og regionråd. Systemet driftes av SPINE AS på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet

I den generelle brukerveiledningen for regionalforvaltning vil du finne svar på spørsmål knyttet til

  • Registrering av ny bruker
  • Brukernavn og passordhåndtering
  • Tips og råd om den generelle bruken av systemet og forvaltning av din egen søknadsportefølje til offentlige institusjoner som bruker regional forvaltning i sin tilskuddsforvaltning.

Den generelle brukerveiledningen finner du online ved å (klikke her)

Ved behov for assistanse eller du har spørsmål som er relevante til ordningen, så kan du sende inn spørsmål på e-post til kompensasjonsordning@lokalstyre.no

Kontakt oss - Spørsmål og svar

Kontakt oss

Har du spørsmål eller ønsker veiledning til tilskuddsordningen, ta kontakt på e-post.    


Spørsmål og svar 

Relevante spørsmål og svar som kan være nyttig for alle som vurderer å søke legges ut her:


Skal man ta hensyn til gevinst/tap av anleggsmidler gjennom 2020? 
Altså skal det inngå i inntekter/kostnad vedr resultat per måned om det er solgt noe? Eller kan man ta fratrekk for dette 

 

Svar: 
ALLE inntekter og utgifter skal medtas i regnskapet. Tallene skal være eks. mva.   

Om et selskap har negativt resultat på kr 500 000,- fra mars – desember 2020, og det inkluderer kompensasjon/tilskudd på kr. 100 000,-  (Uten kompensasjon/tilskudd ville selskapet hatt et negativt resultat på kr. 600 000,-)  Hvordan skal det legges inn i søknaden:

Altså Skal man da i øverste fane skrive følgende: 

Negativt resultat mars-desember 2020 600 000,- 
Tilskudd/kompensasjon 100 000,-
SUM 500 000,-

 

 

 


Og deretter søke på 75% av de 500 000,-? Eller skal man ta

Negativt resultat mars-desember 2020 500 000,-
Tilskudd/kompensasjon 100 000,-
SUM 400 000,-

 

Og deretter søke 75% av de 400 000,-?  

 

Svar:
Dersom den kompensasjonen du har mottatt allerede er innbakt (postert) i regnskapet, så trenger du ikke hensynta dette. Men, dersom mottatte kompensasjoner IKKE er innbakt (postert), så må slik kompensasjon trekkes fra resultatet. Typiske tilfeller vil være f.eks. dersom dere har mottatt kompensasjon/tilskudd som dere ikke fysisk har fått utbetalt, men dere sitter på et tildelingsbrev som gjelder for tilsvarende periode som er definert i forskrift for kompensasjonsordning til reiselivnæringen på Svalbard.  Legg gjerne ved en utfyllende forklaring på hvordan dere har postert og ivaretatt slike forhold i søknaden.  


Vi lurer på om det i kolonnen skal står 2020 eller 2021. I brukerhåndboken er det brukt 2021, men året det søkes mot er 2020, eller er ikke dette så vesentlig?  

 

Svar: 
I søknaden kan du velge årstall ved å bruke «rullegardinen» oppe til høyre i budsjettkolonnen. Altså skal det inngå i inntekter/kostnad vedr resultat per måned om det er solgt noe? Eller kan man ta fratrekk for dette 


Vi får beskjed i systemet Regionalforvaltning om å opplyse hvor mye vi har fått i "bagatellmessig støtte". Hva er dette og hvordan forholder vi oss til dette? Hva skal vi egentlig opplyse om under offentlig støtte?

 

Svar:
Begrepet «bagatellmessig støtte» benyttes i tilknytning til Statsstøtteregelverket som Norge må forholde seg til i EØS avtalen med EU. Regelverket sier at all økonomisk støtte eller subsidier til private virksomheter er forbudt. Et av unntakene er «bagatellmessig støtte» som gir det offentlige i Norge en mulighet til å gi økonomisk støtte til private virksomheter, når støtten ikke overstiger 200.000 euro over 3 år. Overstiges denne grensen, så kan ikke det offentlige yte mer «bagatellmessig» støtte.  
 
Svalbard er ikke en del av EØS avtalen og Statsstøtteregelverket faller dermed utenfor. I praksis betyr dette at du som søker ikke trenger å opplyse om den støtten du har fått er «bagatellmessig» eller ikke. Det du skal opplyse i søknaden er generelt all offentlig støtte du har fått fra det offentlige som kan knyttes til perioden 1.3.2020 – 31.12.2020. Skriv inn hvor mye du har fått og hvem som har gitt støtten.  


Jeg får ikke lagt inn negativt resultat med (-) "minus tegn" foran budsjettet i i søknaden. Hva gjør jeg? 

 

Svar:
Bruk tall uten (-) "minus" tegn foran. 


Hvordan får vi kompensert for kostnadene knyttet til bruk av regnskapsfører eller revisor, slik som det beskrives i forskriften?

 

Svar:
Du må søke om å få beløpet som en del av kompensasjonen. Normalt foregår dette ved at du ber regnskapsfører om et tilbud. Dette beløpet legger du inn i søknadens budsjett. Når du skal sende inn sluttrapport, så legger du ved attestert faktura fra regnskapsfører/revisor som en del av 
utbetalingsanmodningen.  


Vi er jo alle enige om at det er et mål om hurtighet både på saksbehandling og i at bedriftene må prioritere å få utarbeidet søknadene. Men når det gjelder formelle prosesser rundt behandling av årsregnskapene så kan muligens en frist på 3 uker by på utfordringer for enkelte.
Styremøtebehandlinger, regnskapsrevisjon, og generalforsamling tar ofte litt tid. Så en sak er selve det å få produsert ut regnskapstall i rett format, men fristen i Brønnøysund er jo ikke før august og mange avlegger normalt ikke regnskapene før ganske tett på frist. Det kan også være at enkelte ligger 
litt bakpå pga pandemieffekter.  

Slettes ikke sikkert at dette blir et problem – men om det nå viser seg å bli det burde kanskje ettersending av informasjon aksepteres dersom noen sliter med å få alt på plass til fristen. Trykket på regnskapskontorene blir jo ganske så merkbare i denne perioden også når det sannsynligvis er 
ganske mange som trenger regnskapsbehandling og oppfølging.  

Svar:
Slik ordningen er lagt opp, så tror jeg LL dette blir en stor utfordring. Det er akkurat derfor LL har lagt opp til et «to-trinns»-system som følger. 

Trinn 1: Søknad + utbetalingsanmodning 75% av kompensasjonen, (delrapport i Regionalforvaltning) 

§6 Dokumentasjonskrav ved innsendelse av søknaden  
Ved innsendelse av søknaden skal søker dokumentere  

Søkers firmanavn, adresse, e-post, organisasjonsnummer, kontonummer, kontaktinformasjon og kontaktperson for søknaden.  

Dokumentasjon i henhold til §5, punkt d, f og g og h. Dette skal følge vedlagt søknaden på søknadstidspunktet.  

Trinn 2: Sluttrapportering + utbetalingsanmodning 25% av kompensasjonen (sluttrapport i Regionalforvaltning)  
§7 Rapporteringsplikt med dokumentasjonskrav innen 6 måneder 
Innen 6 måneder fra virksomheten har akseptert å ta imot kompensasjonen på signert akseptskjema, plikter virksomheten å rapportere til Longyearbyen lokalstyre om tiltaket er gjennomført i samsvar med vedtaket, og sende inn regnskapet og dokumentasjon som er grunnlaget for kompensasjonsordningen etter samme oppstilling som angitt i søknaden.  

Alle forhold som nevnt i §5, punkt a – g skal medfølge. I tillegg skal det medfølge dokumentasjon 
på kostnadene ved bruk av regnskapsfører/revisor. 

Dokumentasjon på kostnadene ved bruk av regnskapsfører/revisor.  

All dokumentasjonen skal attesteres av autorisert regnskapsfører eller revisor etter følgende regler.  
Dersom mottaker av kompensasjon får over 200 000 kroner i kompensasjon, skal det reviderte regnskapet være bekreftet av revisor. For mottakere av kompensasjon som får over 200 000 kroner i kompensasjon og som ikke er revisjonspliktig er det tilstrekkelig at det reviderte regnskapet er godkjent av regnskapsfører. 

Tilskuddsmottakeren skal gi Longyearbyen lokalstyre melding dersom det inntrer endringer i forhold til betingelsene for og vilkårene i vedtaket. 

Det kan fastsettes ytterligere krav til rapportering i kompensasjonsvedtaket. 


Når det gjelder dokumentasjonskrav i første runde så heter det : b) Dokumentasjon i henhold til §5, punkt d, f og g og h. Dette skal følge vedlagt søknaden på søknadstidspunktet. En følge av det er blant annet det i første runde skal sendes inn dokumentasjon på punkt f): 
Virksomheten skal i søknaden dokumentere et periodisert resultat før skatt pr. måned og samlet for perioden 1.3.2020 – 31.12.2020. 
Alle tall skal være eks. mva.  

Er det riktig oppfattet at regnskapene som skal sendes inn i Trinn 1 ikke behøver å være avsluttet og revidert?  

Dersom det er tilfellet så kan det være at det er et behov for en presisering av nettopp det, for det har dukket opp en del spørsmål til det. En sak er selve det å plassere selve kostnaden for regnskap/revisjon i Trinn 2, men slik det er formulert så kan det leses/oppfattes som at det må 
følge et ferdigbehandlet regnskap inn som dokumentasjon i Trinn 1 og som så ev skal revideres på nytt i Trinn 2.  

Håper ikke jeg oppleves pirkete her, det gjøres i beste mening for å unngå sprikende diskusjoner om spørsmål oppstår. OG – jeg er den første til å beklage at ved gjennomlesing under høring så ble det ikke fanget opp. Men det er nå bedriftene kommer med spørsmål.  

Det gjelder for så vidt også avsnittet om revidert regnskap / revisor / autorisert regnskapsfører under §7. Det er ikke sikkert at det blir et tema – men det kan være greit å være obs på det om spørsmål dukker opp. Det nevnes der at «der det tilstrekkelig at det reviderte regnskapet er 
godkjent av regnskapsfører». Der burde vel egentlig «reviderte» slettes – for om regnskapet allerede er revidert så er det ikke behov for godkjenning av regnskapsfører.  

 

Svar:
LL vil ikke praktiserer dette «pirkete». Vi tar utgangspunkt i at virksomhetene sender inn (u)reviderte og/eller attesterte regnskaper for perioden 1.3.2020 – 31.12.2020 i søknaden. Så håndterer vi kontroll/sjekk når virksomheten skal sende inn revidert/attestert regnskap innen 6 mnd. 
Dersom det er «sprik» mellom det som er sendt inn i søknad og det som rapporteres, så håndterer vi det gjennom å be om forklaring/dokumentasjon på hva avviket skyldes. Slike avvik må håndteres individuelt. Her vil vi støtte oss til revisor/regnskapsfører. 


Jeg skriver vedrørende kompensasjonsordningen til reiselivet på Svalbard. Jeg har i dag fått forståelse av at enkelte deler av næringslivet i Longyearbyen ikke kommer under tildelingen av midler fra kompensasjonsordningen. Jeg har tidligere bodd på Svalbard og kjenner godt til næringslivet i Longyearbyen, 
selv om det er endret fra den gang og mere satsning på reiseliv.  
 
Jeg er enig i og har stor forståelse for at reiselivsbedrifter i 1. linje får kompensasjon som de helt sikkert trenger. Dog går min tanker til «resten» av næringslivet som er så utrolig viktig for byen. Jeg er så heldig at jeg har flere Svalbard-selskap som kunder,  
deriblant butikker, gullsmed og frisør. Slik jeg leser kriteriene for å få støtte, faller alle disse utenfor ordningen. Alle er de ordentlige svalbard-selskap med hjerte og øye for Svalbard.  

Selv om disse ikke er direkte reiselivsbedrifter, er de så absolutt avhengig av reiselivet for å overleve på Svalbard. Det er derfor med et stort spørsmålstegn jeg sender denne mail til lokalstyre – er det virkelig tenkt at butikkene skal holdes utenfor ordningen? 
Jeg tillater meg også å spørre: Hvor gjennomtenkt er i såfall det? Hvordan går det med reiselivsbedriften og turisme hvis det ikke finnes små butikker etc ? Det er jo dette som gjør at turistene liker å komme til Svalbard og også får lyst til å bosette seg der.  

Jeg kjenne rat jeg er oppriktig lei meg på vegne av «resten» av svalbards næringsliv som også så sårt trenger støtte. 

 

Svar:
Tusen takk for din e-post.  

Spørsmålene du stiller er relevante. De har i prosessen vært grunnlag for drøftinger, vurderinger, tolkninger og politiske vedtak som er basert på stortingets beslutning og oppdragsbrev der de bevilger 40 mnok til et kriserammet reiseliv i Longyearbyen. Impliserte parter har vært oppdragsgiver (Stortinget), utførende (administrasjonen i LL), beslutningspunkt (lokalstyret i LL), veileder (Justis- og beredskapsdepartementet) innspills aktører (næringen og bransjeorganisasjonene). Prosessen er eller basert på en serie av politisk vedtatt rammebetingelser som LL sine politiske organer ikke har beslutningsmyndighet i, men som LL politisk må forholde seg til og kan ha visse muligheter til å påvirke.  Drøftinger har vært gjort med innspills aktørene Visit Svalbard, Nærings- og Miljøutvalget i LL. Det har også vært gjennomført høring i saken. Både i høringen, drøftingen og i den politiske behandlingen er det uttrykket bekymring som knyttes til at b.la handels- og servicenæringen og lokalmatprodusentene i Longyearbyen ikke er en del av denne ordningen.  Dette er også et forhold som bekymrer næringssjefen i Longyearbyen lokalstyre. Det vedtaket som er gjort i kompensasjonsordningen til reiselivet på Svalbard er tuftet på forarbeidene og den totale vurderingen er tuftet på oppdraget fra sentralt hold. Det er de virksomheter som bedriver produksjon som er avgjørende for at turistene reiser til Svalbard, som i denne omgangen prioriteres. At handels- og servicenæringen ikke er en del av dagens ordning, betyr ikke at de ikke har et problem eller at LL på noen måte har «glemt» denne delen av næringslivet. Tvert imot. Vi er bekymret og diskuterer fortløpende internt hvordan vi skal «angripe» også denne problemstillingen. Målet er å finne løsninger som er tilpasset utfordringen og denne delen av næringslivet.    


Dersom LL etter Svalbardpakke 1 og 2 sitter igjen med overskytende midler så lurer jeg på hva som skjer med disse midlene videre.

 

Svar:  
Longyearbyen lokalstyre forholder seg til at departementene skal ha tilbake overskytende midler som ikke er benyttet til formålet. I Svalbardpakke 2 har lokalstyre åpnet for at administrasjonen i Longyearbyen lokalstyre kan vri litt på ordningen. 
Det som lokalstyret har åpnet opp for er at virksomheter som skaper et 0-resultat eller et lite overskudd i perioden 1.3.2020 – 31.12.2020 og som dermed ikke omfattes av dagens ordning kan støttes av en ny ordning. En ny ordning kan f.eks. basere seg på tapt salgsinntekt for perioden 
01.03.2020 – 31.12.2020 sammenlignet med tilsvarende periode som 2019. 

Dette vil gjøre at virksomheter i reiselivet som er rammet av COVID-19, men som ikke «treffes» av formålet i dagens ordning kan fanges opp. Ordningen vil dermed treffe bredere på formålet med midlene.  

Klagebehandling påvirker også hvor mye overskytende midler som vil gjenstå fra ordningene.  

På generelt grunnlag vil vi, før vi sender over sluttrapportene på Svalbardpakke 1 (medio 2022) til Nærings- og fiskeridepartementet og på Svalbardpakke 2 (primo 20222) til Justis- og beredskapsdepartementet drøfte med bransjen og bransjeorganisasjonene hva vi skal 
benytte midlene til.  


I forbindelse med utfylling av søknad for Svalbardpakke 2, lurer jeg på om dere kan avklare hva dere mener med at mottatt støtte skal redusere underskuddet. For oss er mottatt støtte allerede inntektsført, og har allerede redusert underskuddet. Slik jeg leser oppsettet skal rapportert resultat legges inn og så også legge inn mottatt støtte. Dette vil da gjøre at mottatt støtte reduserer underskuddet 2 ganger – først i bokført resultat og så ved å trekke fra mottatt støtte.  

Svar:  
Dersom tidligere mottatte støtte er innarbeidet i virksomhetens regnskap for perioden 1.3.2020 til 31.12.2020, så trenger du ikke gjøre noe. Dersom mottatt støtte innenfor nevnte periode (1.3.2020 – 31.12.20) 
IKKE er innarbeidet i virksomhetens regnskap for den nevnte perioden, så skal slik støtte trekkes fra underskuddet. Dvs at underskuddet blir mindre. 


Videre trenger jeg en avklaring på om støtte mottatt fra Innovasjon Norge skal trekkes fra. Dette er støtte som dekker kun spesifikke tilleggskostnader på spesifiserte prosjekt som ikke ville vært der om vi ikke hadde mottatt støtte. I tillegg er det store avvik mellom tildelt støtte og periodisert beløp for 2020. Dette da vi har mottatt 30% forskuddsbetaling i 2020, og hele støtten er avhengig at vi gjennomfører prosjektene som forespeilet i 2021. For meg er det uklart om hele tilskuddet (tildelt) fra Innovasjon Norge skal med i reduserende beløp, og ikke bare bokført beløp. § 4 i forskriften underbygger dette, men § 5h gjør dette uklart for meg

Svar:  
All offentlig støtte helt uavhengig av type støtte (dvs kompensasjon, tilskudd til drift, utvikling, omstilling, prosjekt) skal trekkes fra og da i tråd med forklaringen gitt i spørsmålet ovenfor. .


Jeg har også et spørsmål knyttet til §5e. Hvordan skal vi dokumentere at virksomheten opererer med norske lønnsvilkår? Må vi legge ved alle ansattkontrakter? Dette er konfidensiell informasjon mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og er ikke noe vi kan legge ved uten samtykke fra ansatte.

Svar:  
All Her vil det være viktig å dokumentere følgende: 
Kopi av arbeidsavtalene med vedlegg for lønnsslipp (gjerne sladde personopplysninger). 
Ta med de forskjellige yrkesgruppene. 
Dersom dere «glemmer» å sladde personopplysningene, så har vi systemer for å sikre at disse blir behandlet konfidensielt. 


Flere spørsmål og svar som sendes inn til oss vil publiseres fortløpende nedenfor her.