Hvorfor trenger vi personopplysningene?
Longyearbyen lokalstyre samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. I tillegg samler vi inn det vi trenger for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi:
• samler inn opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem
• sletter dem
• eller utleverer dem
Hvis Longyearbyen lokalstyre ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også få vite hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Longyearbyen lokalstyre henter opplysninger direkte fra deg, fra offentlige registre og i noen tilfeller fra en tredjepart. For eksempel henter vi ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse om annen type informasjon når du søker om en tjeneste eller ytelse.
Når du logger deg inn på Longyearbyen lokalstyres søknadsportaler og sider via ID-porten (Norges nasjonale autentiseringsportal), kan du når som helst velge å lagre utkast av utfyllingen av skjermdialogen og hente den opp igjen for videre utfylling senere. Opplysningene du har tastet inn vil da ligge lagret på vår server (lagrede data blir automatisk slettet etter 3 måneder), men vil ikke være tilgjengelige for mottaker før du bestemmer deg for å sende inn søknaden.
Når du har valgt innsending, har du samtidig samtykket i at mottaker/behandlingsansvarlig kan motta og behandle opplysningene.
Vi henter også inn personopplysninger om deg fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Sysselmester/Statsforvalter.
Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.
Du har alltid rett til å få vite hvor fra vi henter opplysninger om deg fra. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler opplysninger som:
- navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
- er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
- handler om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
- helseopplysninger, diagnose, medisiner osv.
- er knyttet til de tjenestene du benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
- trengs i forbindelse med det å være ansatt i Longyearbyen lokalstyre, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet med mer.
Les mer om hva som regnes som personopplysninger på datatilsynets sider
Hvordan tar vi vare på opplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.
Alle ansatte i Longyearbyen lokalstyre gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.
Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:
- Uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger.
- Opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de.
- Opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.
Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?
I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere. Alle overføringer blir gjennomført i henhold til hjemmelsgrunnlag som Longyrearbyen lokalstyre har. I noen tilfeller gir lov og forskrift hjemmel til å overføre opplysninger til eksterne mottakere uten at de registrerte blir informert dette. Eksempelvis kan dette være melding til barnevernet.
Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.
Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Skulle noe annet være tilfelle reguleres dette i databehandleravtalen.
Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene om deg?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Det betyr for eksempel at vi sletter personopplysninger om deg, som vi har fordi du har gitt ditt samtykke, hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Offentlighet, innsyn og postlister
Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende demokratisk prinsipp som er nedfelt i Offentlighetsloven.
Alle våre saksdokumenter er som hovedregel offentlige og blir publisert på våre postlister. Longyearbyen lokalstyre er etter arkivloven forpliktet til å føre offentlig postjournal. I journalen skal all korrespondanse til og fra Longyearbyen lokalstyre føres opp. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger blir unntatt offentlighet, og merket med aktuell lovhjemmel for unntaket.
Disse reglene gjelder også arkivverdige eposter. Send derfor ikke e-post med informasjon som du ikke ønsker skal bli allment kjent
Hvem er behandlingsansvarlig?
Longyearbyen lokalstyre er behandlingsansvarlig.
Personvernombudet er Anne Rakel Østli og hun kan kontaktes via:
E-post: personvernombud@lokalstyre.no
Telefon: 79 02 21 50 (Innbyggertorg)
Besøksadresse: Næringsbygget, 9170 Longyearbyen
Postadresse: Postboks 350, 9171 Longyearbyen
